长春中医药大学档案管理办法

作者:   时间:2016-12-02   阅读:   

长春中医药大学档案管理办法  

 

第一章总则  

第一条为了加强长春中医药大学的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,结合学校档案工作的实际,特制定本办法。  

第二条本办法所称的档案,是指长春中医药大学在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。  

第三条长春中医药大学的档案,是全校师生员工劳动的结晶,是重要的信息资源和历史凭证,全校师生都有保护档案的义务。因此,档案馆必须坚持集中统一管理档案的基本原则,确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用。  

第四条长春中医药大学的档案工作,是全校工作的重要组成部分,是办好学校的基础工作之一。学校要加强对档案工作的领导和管理,把档案工作纳入学校发展规划和工作计划,纳入各个部门的议事日程和管理制度,纳入有关人员的岗位职责范围,并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,应布置、检查、总结、验收档案工作。  

第五条档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定,确保档案实体安全,严守档案秘密,大力开发档案信息资源,满足学校和社会的需要。  

 

第二章管理体制、机构和任务  

第六条长春中医药大学档案工作受省教育厅的领导,同时接受省、市档案管理部门的监督、检查与指导。学校成立档案工作委员会,作为学校领导决策的咨询机构,负责审议学校档案工作的重大问题。  

第七条学校档案馆为处级建制,根据需要馆内设立相应部门。档案馆既是学校档案工作的行政职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化机构。它负有对全校档案工作统筹规划、组织协调、统一管理、实行监督、检查和指导的责任。  

学校档案馆对人事档案、学生档案和党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会、声像等综合档案实行集中统一管理。  

第八条学校由一名副校长分管档案工作。各单位必须明确一名负责人分管本单位的档案工作,并根据实际情况,配备1~2名兼职档案管理人员,负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作,形成档案工作体系。  

第九条档案馆的基本任务  

一、认真贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针政策,综合规划全校档案工作;  

二、制定本校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行;
  三、指导和协助各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作,接收整理组卷完毕的档案;对进馆档案进行整理、分类、鉴定、统计和科学管理;  

四、保守档案机密,确保档案安全,维护档案的完整性、准确性、系统性;做好档案保护工作,最大限度地延长档案寿命;  

五、编制各类档案检索工具、汇编档案参考资料,积极开发档案信息资源;
  六、开展档案的开放和利用工作;  

七、加强档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行信息交流;
  八、开展学校档案工作人员的业务培训,开展档案工作的检查与评比,协助有关部门做好全校专兼职档案人员的考核、奖惩和职称评聘工作;
  九、利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;  

十、积极开展档案理论的研究,总结实践工作经验,开展国内外档案学术研究和交流活动;
十一、完成上级部门和校领导交办的任务。  

   

第三章档案工作人员  

第十条长春中医药大学档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,执行党和国家有关档案工作的方针、政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守档案工作纪律,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。  

第十一条长春中医药大学档案工作人员列入学校事业编制。档案工作人员队伍结构应适应学校发展目标的要求,应保持相对稳定。  

第十二条长春中医药大学档案工作人员属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》,实行专业技术职务聘任制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。  

   

第四章经费、库房和设备  

第十三条学校要保证档案事业所需经费。档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,统筹解决。各职能部门也应对用于本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。  

第十四条学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和办公、阅览用房,要做到办公室、库房和阅览室三分开。存放声像、电子档案等特殊载体档案,要设有专门库房并配置自动报警、自动消防和恒温、恒湿等设施,有良好的卫生条件和防盗、防强光、防潮、防尘、防磁、防有害生物及防污染等安全措施。  

第十五条根据档案馆现代化管理的需要,为了确保档案的安全,学校应有计划地为档案馆配备复印、录音、照相、录像、扫描、缩微等设备,配置必要的去湿、吸尘、空调、防护等设备,并逐步实现档案的数据化管理和缩微化管理。  

   

第五章文件材料的归档、移交和接收工作  

第十六条凡是本校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料,包括电子文件数据材料,都必须按照规定向档案馆移交归档,集中管理,任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆在征得个人同意时,可通过征集、代管等多种形式进行管理。  

第十七条学校对教学、科研成果、产品规划与试制、基建工程、房地产项目、仪器设备开箱等鉴定、验收时必须通知档案馆工作人员参加,有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予鉴定和验收,不予上报成果,不予报销购置经费。  

第十八条各单位职能部门在工作中产生形成的具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案,应认真整理确保电子文件信息数据的安全、齐全,及时向档案馆移交归档,建立档案数据库。学校和有关部门对数字化档案馆建设要给予积极支持。  

第十九条各类文件材料,包括各类电子文件数据、电子档案的归档范围和保管期限,按《高等学校档案管理办法》和长春中医药大学有关党政管理类档案、财会档案、科研档案、教学档案、仪器设备档案、基建房地产档案、出版档案、产品生产与科技开发档案、声像档案和外事档案等各类档案管理规定执行。  

第二十条文件材料的归档要求  

一、我校实行文件形成部门、课题组立卷制度。一般由各部门兼职档案员、秘书(含教学秘书、科研秘书、研究生秘书等)人员根据档案馆制定的文件材料的归档范围收集齐全,并按本部门文件材料的自然形成规律系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录及备考表交本部门领导审查后,向档案馆移交。移交接收档案必须履行交接手续,填写移交清册、写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间、交接双方签名盖章。档案馆工作人员应积极做好档案业务指导立卷工作。  

二、归档的文件材料应齐全完整,如报告与批复,主件与附件,正稿与底稿等应齐备。文件内容应真实准确可靠,手续完备,需经有关业务部门审查盖章或有关人员签字的,盖章签字后方能归档,并做好鉴别真伪档案的工作,对伪造涂改档案内容的,一经发现予以清除,并对当事人严肃查处。  

三、凡由本校和其他单位分工协作完成的项目,由主办单位立卷归档,并保存一套完整的档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外,还应将复制件送交主办单位归档保存。  

四、全校性、综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其它的按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。立卷归档之前涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口立卷归档。  

五、归档文件材料纸质优良、用纸规范、书写字迹清楚、签署完备,一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。  

六、案卷质量要求  

(一)各门类档案质量的总体要求:遵循文件材料的自然形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用;卷内文件必须准确反映学校在教学、科研和管理活动中的真实内容,其制作和书写材料利于长期保存。  

(二)管理性的档案按问题、时间或重要程度排列。注意密不可分的文件排列顺序;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后,定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。  

(三)专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、仪器设备、出版)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各门类档案的归档类目。  

(四)正确划分档案保管期限,依据档案内容、判断档案价值。保管期限可分为永久、长期、短期。  

1.凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。  

2.凡反映学校一般性工作活动,在长期内对学校和社会有参考利用价值的,列为长期保管,长期保管期限为16~50年。  

3.凡在较短时期内对学校工作有参考价值的,列为短期保管。短期保管期限为15年。  

具体请参阅各门类档案归档范围和保管期限表。  

(五)卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。  

(六)卷内文件页数一般以不超过200页为宜。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订。  

(七)卷内文件材料按顺序编号。装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧上角编号。  

(八)每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内文件目录,对文件原有标题不得简化或更改。若无题名的,要重新拟定并在前后加[]。  

(九)卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人、姓名、时间填写清楚,检查人应是立卷单位负责人。  

(十)拟写案卷标题应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文件)等三个部分。部分案卷标题可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称,案卷标题的字数不宜超过50个字。  

(十一)案卷在装订前,要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件。装订时做到整洁、美观、牢固。  

七、归档时间  

学校各单位、各部门应当在次学年6月底前归档,教学档案中学生的学籍成绩表、毕业登记表及学位评审等材料于9月底前归档,会计档案中会计核算材料由本单位保管2年后于6月底归档。科研类档案应当在项目完成后2个月内归档,基建类档案应该在项目完成后3个月内归档。  

八、归档份数  

1.学校印发的正式文件一式二份,并附上底稿、领导签发稿单、电子文件数据材料一份。  

2.其他各类档案原件一式一份,重要的一式二份、电子文件数据材料一份。  

九、归档时交接双方应认真负责,清点验收文件材料,填写移交目录一式二份,并办理好交接手续。  

   

第六章档案管理  

第二十一条长春中医药大学档案馆要认真做好档案管理的各项基础性工作,要按照国家档案管理标准化、规范化的要求,制定统一的档案实体分类法和各类档案工作规范,编制案卷目录和其它检索工具,做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、手段先进。  

第二十二条保密档案材料的管理和利用,密级的变更和解密必须按国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。保密档案的密级划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是“绝密”的档案必须单独保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料,亦应按“绝密”级档案管理。  

第二十三条档案馆应研究和改进档案保护技术,做好档案保护工作,要及时修补、修复破损档案。要建立和健全库房管理制度,落实防火、防盗、防虫、防霉和温度湿度控制等安全措施,确保档案的安全。学校有关部门应在财力、物力和人力方面给与支持。  

第二十四条档案馆要建立档案统计、检查制度,定期对档案的收集、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行检查统计,并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。  

第二十五条档案馆要做好档案鉴定工作,建立健全档案鉴定制度,编制和划分档案保管期限。对已满保管期限、需要销毁的档案,要严格按《长春中医药大学档案鉴定销毁制度》和有关程序执行。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。  

第二十六条档案信息是学校教育管理信息的重要组成部分,档案馆是学校校园计算机网络建设的重要部门。档案计算机管理系统应纳入学校管理信息系统和办公自动化、现代化建设,并加强数字化档案管理,积极做好档案信息的安全保密和档案信息的利用共享。  

   

第七章档案的利用和公布  

第二十七条档案的利用,是指对档案的阅览、复制和摘录。档案的公布,是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文,或者档案记载的特定内容。  

第二十八条学校档案馆应按照国家的有关规定,制定开放档案的计划和实施方案,报请有关主管部门审定后,定期向全校和社会公布开放档案目录。对于涉及学校重大利益的档案,以及其他虽开放时间已到,但仍不宜开放的档案,经学校批准,可以延期向全校和社会开放。  

第二十九条学校档案馆所保存的档案,主要供本校利用。如其它单位或个人需查阅时,应持单位介绍信及本人身份证,经档案馆领导同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经主管档案工作的副校长批准。  

第三十条利用学校开放档案的单位或个人应遵循《长春中医药大学档案查借阅制度》的有关规定,维护档案的完整与安全。对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。档案一般不外借,确因工作急需,经档案馆领导同意后方可借出。借出的档案不准带到公共场所或家中,不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借,归还档案时应当面检查注销。如发现损坏、丢失档案等情况,应视情节及造成的后果,依据有关法规予以处理。  

第三十一条利用、公布档案,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。  

第三十二条学校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,提供检索工具、阅览室和复制设备。  

第三十三条学校档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以缩微品或复制件代替原件。档案缩微品或复制件载有档案馆公章标记的,具有档案原件同等的效力。  

第三十四条属于集体所有、个人所有以及其他不属于学校所有的对学校和社会具有保存价值的档案,其所有者向社会公布时,应当遵守国家有关保密的规定,不得损害学校的、社会的、集体的和其他公民的利益。档案馆对寄存档案的公布和利用,应当征得档案所有者同意。  

第三十五条根据《高等学校档案管理办法》第三十二条规定,档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条规定,学校档案馆在提供社会利用档案时,可按有关规定收取费用。  

第三十六条我校档案属于下列情况之一者不宜开放:  

 一、涉及党和国家秘密的;  

  二、涉及专利或技术秘密的;  

  三、涉及个人隐私的;  

  四、档案形成部门规定限制利用的;  

  五、学校重要会议记录。  

第三十七条未开放的档案,仅供学校内部利用。  

   

第八章奖励与处罚  

第三十八条学校应建立全校档案工作检查评比制度。有下列事迹之一的,由学校或者本单位给予表彰和奖励:  

一、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;  

二、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;  

三、对档案学研究做出重要贡献的;  

四、将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;  

五、同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。  

第三十九条有下列行为之一的,由学校责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分:  

一、将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有,拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的;  

二、拒不按照学校规定向档案馆移交档案的;  

三、违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;  

四、不按照国家规定开放档案的;  

五、明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;  

六、档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的;  

七、擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的;  

八、涂改、伪造档案的。  

   

第九章  

第四十条本办法由档案馆负责解释。  

第四十一条本办法自发布之日起施行。过去有关规定与本办法相抵触,以本办法为准。